Benoit Lanciot, le Directeur de la communication événementielle et des partenariats, l’avait annoncé lors de son interview à la News en mai dernier (Cf. News 216) et avait commenté cette décision par ces mots : « Cet appel d’offres est pour nous un signe fort ! La preuve que nous aurons, encore et toujours, besoin des agences pour nous accompagner dans notre stratégie événementielle, créer et produire nos rendez-vous ». Huit mois après, les jeux sont faits et le Groupe SNCF a officiellement choisi les agences qui seront à son service ainsi qu’à celui de ses filiales (Geodis et Keolis notamment) jusqu’au 31 décembre 2028, soit pour 4 ans fermes, reconductibles deux fois deux ans.
Au nombre de 10, ces sociétés – Agence Novabox, Azilis, Gens d’Événement, Human N’Partners, La Lune Rousse, Magic Garden, Phileog Eleven, Publicislive, S’Cape Event et With Up Com – décrochent donc le graal, pour la première fois pour 4 d’entre elles (Novabox, Gens d’Événement, La Lune Rousse, With Up Com) et, en renouvellement, pour les 6 autres (Azilis, Human N’Partners, Magic Garden, Phileog Eleven, Publicislive à l’époque Publicis Events, S’Cape Event) qui faisaient partie du pool sur la période 2013-2020. Benoit Lanciot revient pour nous sur les coulisses de cet appel d’offres couvrant près d’un tiers des 300 événements annuels organisés au sein du Groupe SNCF (hors période Covid).
Pourquoi avoir opté pour 10 agences alors que vous en aviez 13 sur la période 2013-2020 ?
« C’est justement l’expérience de ces dernières années – au cours desquelles nous avons notamment constaté que certaines agences de l’ancien panel avaient des valeurs ajoutées similaires – qui nous a conduit à faire ce choix. Nous voulions aussi profiter d’une meilleure compétitivité des agences grâce à ce vivier réduit et, par la même occasion, réduire nos coûts de structure et de temps passé sur le sujet. Il fallait néanmoins maintenir un référencement suffisamment conséquent, de façon à éviter qu’une agence ne se retrouve sur plusieurs consultations du Groupe en même temps, puisque je rappelle qu’habituellement nous en organisons 4 à 5 chaque mois. Nous avons eu 69 candidats, en avons sélectionné 24 et retenu 10 agences au final.
Ce qui surprend, c’est la sortie de gros porteurs du secteur. Était-ce un choix de privilégier des entités de plus petite taille ?
« Pas du tout ! Nos critères de choix étant exclusivement centrés sur les meilleures réponses techniques et financières, la dimension des entités n’intervenait pas. Il est vrai que nous avons eu des surprises, bonnes et moins bonnes, avec des dossiers de très haut niveau d’agences dites challengers et des retours moins percutants de la part de grosses structures dont les réponses correspondaient un peu moins à nos attentes. S’il est toujours difficile de se séparer de partenaires de longue date avec lesquels l’on a vécu des événements extraordinaires, je trouve que ce panel de 10 agences est finalement très cohérent au regard de ce que sont aujourd’hui le marché de l’événement ainsi que le contexte et les enjeux à venir du Groupe SNCF. Il colle aussi parfaitement à notre attente de référencer des entreprises qui continuent à nous accompagner et nous conseiller sur notre stratégie événementielle (la compétence en production étant pour nous un prérequis) et qui ont, par ailleurs, une réelle démarche en matière de RSE. »
Concrètement, quel a été le processus de cet appel d’offres ?
« Il y avait un volet technique et un volet financier comptant chacun pour 50 % de la note globale. Pour le premier, il fallait réaliser une étude de cas fictif et fournir 3 notes sur la vision de l’agence sur les sujets suivants : sa politique RSE, au sens large, et son application sur les événements SNCF ; sa politique RH et sa méthodologie de travail ; son appréhension de la stratégie de communication du Groupe SNCF et du rôle de l’événementiel au sein de l’entreprise, couplée à son regard sur l’événement de demain/les outils/la place du digital, etc. A noter que, pour la première fois dans un appel d’offres de ce type, la partie RSE était très prégnante en comptant pour 20% de la note globale (et donc 40% de la note technique). L’ensemble de ce premier volet était soumis à un jury de 10 dircoms opérationnels du Groupe – représentatifs de tout l’événementiel SNCF – et les 16 meilleurs dossiers techniques ont fait l’objet d’une soutenance complémentaire permettant d’affiner la note. Pour le second volet, dédié au financier, les analyses et négociations se sont déroulées entre notre Direction des achats et chacune des 16 agences finalistes. »
Comment se profile 2021 « événementiellement » parlant ?
« Sans présager de l’évolution de la situation sanitaire dans notre pays, je dirais qu’il va y avoir deux périodes : une première durant laquelle nous allons reporter le plus possible nos événements physiques, dans le souci de privilégier la rencontre qui est inscrite dans notre ADN, et basculer sur le digital ou l’hybride lorsque nous ne pouvons pas faire autrement, comme pour les prises de parole des vœux actuellement ; une seconde, que nous espérons pour le second semestre, avec la reprise de nos événements en présentiel dont nos dispositifs de partenariat sur des manifestations à l’instar du Festival de la BD d’Angoulême. Quoi qu’il en soit, nous nous adaptons et faisons tout pour transformer la contrainte en opportunité, en attendant impatiemment de pouvoir rencontrer à nouveau nos publics internes et externes en chair et en os! ».
Le ressenti d’une agence sortante… de nouveau sur les rails…
S’Cape Event, Stéphane Abitbol
Vous voici reparti pour 8 ans!
« C’est notre 3e référencement Groupe SNCF pour lequel nous travaillons déjà depuis 16 ans ! Nous sommes fiers de continuer à accompagner cet annonceur avec lequel nous avons grandi et pour lequel il y a encore beaucoup à faire… tant il a évolué. Nous avions, avec nos équipes dédiées, très envie de rester dans cette grande famille dont toutes les agences veulent faire partie, il faut bien le dire ! »
Comment avez-vous abordé ce nouvel appel d’offres ?
« Il nous fallait miser sur notre connaissance de l’entreprise tout en sachant nous renouveler. Nous avons donc inclus, dans notre équipe de réflexion, des personnes qui ne connaissaient pas le Groupe SNCF de façon à disposer d’un regard neuf sur cet appel d’offres qui a été challengeant et a nécessité un vrai sens de l’adaptation. Mais nous avions de réels atouts, dont notre expérience RSE. Agence du ministère de la Transition écologique depuis près de 10 ans, nous avons monté de nombreux événements Iso 20121 et sommes, nous-mêmes, en cours de certification. Ce partage de valeurs avec le Groupe SNCF a certainement contribué à ce que nous soyons sur la même longueur d’ondes.
Est-ce encore plus important aujourd’hui d’être référencé dans de grandes entreprises ?
« Il est clair qu’être référencé auprès de la SNCF, La Poste, EDF ou encore Renault participe à donner à notre agence de la stabilité, de la régularité, de la pérennité et de la fierté aussi bien sûr. Autant d’atouts en interne mais aussi vis-à-vis des clients. Le référencement ne fait pas tout mais il donne le droit de jouer, si l’on peut dire, et en période compliquée comme en ce moment, cela permet d’activer du business et d’assurer un volume d’affaires ».
… et celui d’une agence… entrant en gare !
Gens d’Evénement, Gilles Poussier
Que représente pour vous ce nouveau référencement ?
« Tout d’abord une grande fierté d’avoir réussi ce qui ressemblait à un vrai examen de passage de niveau ! Ensuite, c’est la première fois que nous répondions à un appel d’offres qui intégrait la RSE de façon aussi prégnante et sélective. Ce qui trouve tout particulièrement écho pour nous qui avons engagé notre démarche RSE il y a maintenant dix ans, sans être d’ailleurs bien compris à l’époque ! A la différence de beaucoup de donneurs d’ordre, la SNCF est sincère sur ce sujet avec une vraie démarche globale et collective. C’est une excellente nouvelle et cela nous conforte dans notre volonté de privilégier des clients dont nous partageons les valeurs comme, par exemple, la SNCF, Arkema ou les marchés de l’État qui nous ont tous trois référencés. »
Quelles sont vos attentes et vos envies de contribution ?
« Passer à l’action car tout est en train de changer en événementiel ! La volonté de la SNCF de faire appliquer la RSE de façon globale nous offre un formidable terrain d’expérimentation. Cela va nous donner la possibilité de proposer un nouveau type d’événement décarboné, grâce à un outil que nous avons mis en place. Pour notre agence, engagée depuis si longtemps sur le sujet, c’est une consécration et une vraie reconnaissance. »
De quoi aborder 2021 plus sereinement ?
« Nous avons, comme tout le monde, subi la crise sanitaire mais avons terminé 2020 de façon positive après avoir tout mis en œuvre pour résister, nous adapter et rebondir. Notre positionnement RSE y a largement contribué puisque de plus en plus de clients l’intègrent dans leurs demandes événementielles. Ce qui renforce mon optimisme pour 2021 ! ».
